Uma oportunidade para redefinir a forma como trabalhamos

Fernando Reino da Costa, presidente e CEO da Unipartner

É o momento de pôr em prática uma visão integrada, que mude efetivamente a forma de trabalhar num mundo que não irá voltar a ser como era

O confinamento levou-nos para casa, a trabalhar de forma remota. Com mais ou menos tecnologia, processos mais ao menos estruturados, boas práticas ou sem elas, de forma global, quem tinha o seu posto de trabalho baseado no escritório conseguiu dar continuidade à sua atividade.

Como seria um dia de trabalho sem a possibilidade de, casualmente, nos levantarmos para falar com os colegas? Como faríamos a articulação e acompanhamento das atividades? E as reuniões externas? Foi então que começaram a surgir as reuniões virtuais. Começámos a sentir que estávamos mais acompanhados e a ter controlo sobre a atividade. Mas rapidamente ficámos com a sensação de que estávamos a trabalhar mais e mais. E, claro, em paralelo estávamos a gerir novas rotinas da vida pessoal, também com o agregado familiar em confinamento.

Estabilizada a situação, com algum desconfinamento em curso, será que aproveitámos o momento para mudar a forma de trabalhar? Será que nos tornámos mais produtivos e melhorámos a qualidade de vida? O contexto provocado pela pandemia levou à adoção natural de plataformas digitais para suportar o trabalho remoto. Mas veio revelar que as organizações se encontram em diferentes níveis de maturidade e capacidade de resposta face a este tema.

A título de exemplo, partilho diferentes percursos de alguns dos nossos clientes. A Jerónimo Martins estava em fase avançada de adoção e transformação cultural das suas equipas, com iniciativas de gestão da mudança antes mesmo da pandemia. Tivemos também casos, como os Governos Regionais da Madeira e dos Açores, que tiveram de acelerar a implementação e adoção de uma plataforma integrada de colaboração e comunicação para as suas equipas. Noutros casos foi necessário mudar completamente as prioridades e atuar de forma faseada, cobrindo as diferentes vertentes. Por fim, e infelizmente, assistimos também a várias entidades a endereçar somente a temática da videoconferência, utilizando por vezes plataformas e versões free, que não asseguram as condições de segurança e confidencialidade recomendadas.

Existe oportunidade para pôr em prática uma visão integrada que mude efetivamente a forma de trabalhar num mundo que não irá voltar a ser com era há seis meses. É uma oportunidade para acelerar uma economia que será cada vez mais digital.

A tecnologia não é suficiente por si só

É essencial um conceito de um posto de trabalho moderno, móvel e seguro, que endereça um conjunto de necessidades devidamente integradas numa única plataforma, e com boas práticas de trabalho. São as seguintes:

1. Comunicação mais ad hoc, simples e rápida, através de chat, voz e vídeo, que permite uma proximidade virtual entre pessoas

2. Colaboração estruturada: sessões de videoconferência planeadas, acesso e partilha de informação de conteúdos em grupos de trabalho, sejam departamentos ou equipas virtuais

3. Produtividade: associada à eficácia dos pontos anteriores, deve ser alavancada pela contínua integração de processos de negócio e sistemas existentes no mesmo espaço de trabalho

4. Adoção: capacitando e estimulando as equipas com planos de comunicação e gestão da mudança adaptados às diferentes necessidades, com segurança dos dados e comunicações, em compliance e seguindo um conjunto de normas internas. Garantindo, assim, a produtividade e a motivação