A transformação digital dos sistemas de decisão

Pedro Serrano, fundador e sócio gerente da Cavedigital

Ferramenta contribui para agilizar e melhorar a eficiência e eficácia dos processos de gestão das empresas e facilitar a tomada de decisão

P edro Serrano, fundador e sócio gerente da Cavedigital, acredita que a pandemia de Covid-19 contribuiu para o início de uma corrida ao domínio dos mercados nos diversos setores da economia. “As empresas que aproveitaram a oportunidade gerada para investir na digitalização irão certamente conseguir resultados e dar o seu contributo para os próximos capítulos da nossa história”, diz.

Qual será o contributo da transformação digital para as organizações?

Todos nós já sentimos na pele, de uma forma ou de outra, as consequências de ter de liderar, lidar ou trabalhar em organizações lentas a tramitar e decidir, pesadas e difíceis de interpretar. São meses ou anos de vida que se perdem e muitos desafios que ficam por superar. A transformação digital dos sistemas de decisão das empresas tem impacto nas operações do dia a dia e contribui para combater o desperdício de tempo de trabalho das pessoas. É um efeito que se sente ainda mais em períodos de adversidade como o que estamos a viver.

Uma organização com um sistema de decisão ágil é sempre mais responsiva, útil e transparente. É também mais capaz de atrair e reter o melhor talento e de utilizar melhor os seus recursos e os da sua envolvente. É, inevitavelmente, mais competitiva. O Smart Governance da Cavedigital é um produto que alavanca a modernização e a transformação digital da governance e da aprovação formal das decisões. Tem um tempo de implementação extremamente competitivo, contribuindo para melhorar a rapidez, eficácia e eficiência do dia a dia das organizações. É um produto transversal aos diversos setores, que ajuda as empresas a serem mais competitivas e saudáveis.

Quais as vantagens da sua utilização para as empresas e as suas pessoas?

Um tecido empresarial não é competitivo nem um setor público está virado para o cidadão quando demoram meses para tramitar assuntos para decisão. Os que asseguram a cooperação na elaboração de propostas, a sua tramitação hierárquica, as delegações de competências, a definição dos intervenientes e da documentação dos processos têm vantagens competitivas em relação aos outros. Se o sistema também permitir, como o nosso, a constituição das agendas dos comités, conselhos e outros órgãos e a elaboração automática das atas, e se for ágil e puder ser auditado, as empresas e outras organizações serão ainda mais eficazes e eficientes. Claro que nada disto se faz apenas com tecnologia. A liderança tem de fazer o seu papel e dar o exemplo.

Qual tem sido o impacto da Covid-19 no vosso negócio?

Durante a pandemia verificámos um aumento da procura pelo nosso produto. As implementações que realizámos, também fora de Portugal, foram todas feitas de forma remota. Permitiram que os nossos clientes assegurassem o funcionamento das suas cadeias de comando mesmo durante o estado de emergência, com os seus colaboradores a trabalhar a partir de casa. Todas as reuniões foram feitas e as decisões tomadas e executadas independentemente da localização física dos seus intervenientes.

Estou crente de que nesta pandemia se iniciou uma corrida ao domínio dos mercados, que decorrerá nos próximos cinco anos. Muitas das organizações que não se conseguirem adaptar irão atrasar-se e ver os seus negócios ressentirem-se. Mas as que aproveitaram a oportunidade gerada pela pandemia para investir na digitalização irão certamente conseguir resultados e dar o seu contributo para os próximos capítulos da nossa história.

Discurso direto

A declaração de estado de emergência e consequente confinamento colocou à prova a capacidade de resposta de empresas e organizações em todo o país, entre elas os serviços municipais de Cascais. De um universo global de cerca 3.700 colaboradores, apenas as equipas da linha da frente se mantiveram nos postos de trabalho. Todos os restantes colaboradores foram colocados em regime de teletrabalho.

A Câmara Municipal de Cascais conseguiu tirar partido das ferramentas digitais já implementadas e da desmaterialização de processos existente há vários anos no município, nomeadamente a gestão documental, intranet, Smart Governance (gestão de reuniões de Câmara e de Reuniões de Assembleia Municipal), correio eletrónico e armazenamento online, plataforma de compras públicas, entre outras aplicações, todas com acesso remoto, em uso no Município. A resposta imediata foi, por isso, mais nas necessidades de equipamento e de formação por parte dos colaboradores. Foram criados 1.200 acessos remotos à rede informática interna da autarquia. Este foi também o momento ideal para reforçar a formação nas ferramentas digitais em uso na autarquia. No total foram realizadas 20 ações de formação online, com 3.000 horas e que envolveram 1.000 colaboradores.

Miguel Martinez de Castro Pinto Luz, Vice-Presidente da Câmara Municipal de Cascais





O CHPVVC tem feito, nos últimos dois anos, uma aposta forte na cultura digital entre as suas pessoas e os seus utentes, que contribuiu para facilitar a reorganização dos serviços e a realização de tarefas em regime de teletrabalho nesta fase de pandemia.

Num período em que foi necessária a revisão de circuitos e formas de trabalhar e comunicar, foi também preciso garantir a atividade da liderança e da tomada de decisão do conselho de administração, para manter o funcionamento normal da instituição. Tendo tido conhecimento da solução Smart Governance para a gestão digital e, se necessária, à distância, estabelecemos uma parceria com a Cavedigital, que prontamente aceitou o desafio de nos disponibilizar, em poucos dias, a ferramenta.

A experiência não poderia ter sido melhor. A forma de preparação e organização dos assuntos pelos diferentes serviços, e da realização das reuniões, permitem, não só um melhor acesso prévio à informação, como à sua preparação e análise.

As reuniões tornaram-se mais ágeis e o seu tempo de duração reduziu-se substancialmente face ao formato anterior, feito com recurso a consulta de documentos em papel e deliberações manuais. Permitiu ainda garantir, para o futuro, que não será necessária a presença das pessoas num mesmo espaço físico para que as reuniões decorram. Outra grande vantagem foi a inscrição automática das deliberações em minuta de ata e sua assinatura totalmente digital, o que torna o processo mais transparente e seguro.

À data tivemos mais de 700 propostas desmaterializadas, uma poupança de três horas por reunião de preparação por parte do secretariado e a eliminação de uma hora por reunião de circulação de papel e menos 4.000 impressões de papel. Toda a experiência superou largamente as nossas expectativas.

Rita Veloso, Vogal Executiva do Conselho de Administração do Centro Hospitalar Póvoa de Varzim/Vila do Conde (CHPVVC)





O Grupo Crédito Agrícola está ciente dos grandes desafios que se colocam ao negócio bancário e pretenderá sempre garantir que a segurança e saúde dos seus colaboradores e dos seus clientes são essenciais para o sucesso. A implementação do Smart Governance, sistema baseado sobretudo na rapidez e eficiência da comunicação e da tomada de decisões e na desmaterialização de processos, há cerca de seis anos, tem sido mais um elemento que contribui para a resposta do Grupo Crédito Agrícola à situação de pandemia. Em tempos excecionais, de grande complexidade e exigência, quaisquer fatores que contribuam para a rapidez e eficiência reforçam, não só a capacidade de resposta mas, mais do que isso, a antecipação de respostas aos desafios que se colocam à organização como um todo.

Paulo Barreto, Diretor da Direcção Central de Recursos Humanos da Caixa Central de Crédito Agrícola Mútuo